Passer au contenu

/ Direction approvisionnement et gestion contractuelle

Rechercher

Autres questions fréquemment posées

J’ai des anomalies associées aux factures de mes bons de commande dans Synchro . Que dois-je faire ?

La majorité des anomalies sont associées à une réception non complétée. Vous pouvez visualiser les factures et les réceptions en cliquant sur l’icône facture à partir de la fenêtre Gestion demandes achat. Vous pourrez y voir si une réception est associée à la facture en anomalie.

Afin qu’une réception puisse être associée à une facture, elle doit être de la même quantité et du même montant. Les réceptions sont toujours avant les taxes.

Si vous avez complété la réception et que l’anomalie y est toujours, merci de contacter votre porteur de dossier. 

Je n’arrive pas à réceptionner mes biens et services dans Synchro. Que faire ?

D’abord, assurez-vous, à partir de la page Gestion demandes achat, que le bon de commande est en statut « transmis » et non en statut « ouvert », « approuvé », « créé », « fermé » ou « terminé ». Ce statut est disponible en cliquant sur l’icône Bons commande de la page Gestion demandes achat.

Ensuite, vérifiez qu’il n’a pas été entièrement reçu. Toujours dans la page Gestion demandes achat, le statut doit être « BC transmis » ou « réc partielle ».  

Enfin, assurez-vous d’utiliser la page Synchro « ajout/màj réception » à partir de la vignette Gestion réceptions. Vous devez y indiquer le numéro de bon de commande dans la case « code » et effacer la donnée indiquée dans la case « Dest ». Puis, appuyez sur Rechercher. Uniquement les lignes disponibles apparaîtront pour être réceptionnées. Vous devez sélectionner uniquement les lignes représentant les items reçus.

J’ai reçu la facture, mais pas le bien ou service. Que faire ?

Consulter le procédurier.

Comment créer un compte auprès de Staples (Bureau en gros) ?

Vous devez tout d’abord ouvrir un compte auprès de Staples en transmettant par courriel les informations suivantes :

    • Nom;

    • Prénom;

    • Courriel;

    • Adresse de livraison.

Par la suite, vous recevez un courriel indiquant avec votre nom d’utilisateur et un mot de passe temporaire. Connectez-vous au site eway.ca.

Avant de passer une première commande, il est important de vérifier l’adresse de livraison indiquée dans votre profil d’utilisateur et d’enregistrer les coordonnées de la carte de crédit qui sera utilisée pour le paiement. 

Le site eway.ca offre une brève formation pour maîtriser rapidement les fonctions du site. Ouvrez une session puis consultez la section Aide.

À noter

Les produits couverts par cette entente incluent notamment :

    • Les fournitures de bureau;

    • Le matériel;

    • Les accessoires de bureau;

    • Les petits équipements (casque d’écoute, déchiqueteuse, calculatrice, etc.). 

Sont exclus de l’entente :

    • Le papier d’impression (à commander auprès du SIUM);

    •  Le mobilier de bureau (référez-vous à la page Contrats en vigueur pour connaître le fournisseur autorisé).

Que dois-je faire pour un changement concernant mon compte TELUS ?

Référez-vous au document contractuel dans la section Contrats.

Comment puis-je libérer les soldes de préengagements de mes demandes d’achats et les soldes d’engagements des bons de commande ?

Assurez-vous d’effectuer la demande de fermeture de la demande d’achat et de bon de commande en acheminant une demande courriel à votre porteur de dossier. 

Les demandes sont accumulées et la libération des engagements s’effectue sur une base mensuelle à la suite de l’ouverture d’une nouvelle période comptable.

Si la demande d’achat et le bon de commande sont déjà fermés et qu’un solde y apparaît toujours, acheminez votre demande à support@fin.umontreal.ca.

Je ne trouve pas ma demande d’achat dans Synchro. Que faire ?

Dans la page Gestion demandes achat de Synchro, il est important de garder le statut de la demande « vide » plutôt que d’indiquer « Tout », afin de pouvoir visualiser les demandes d’achat fermées.

Également, assurez-vous de synthétiser votre recherche afin d’éviter que différents éléments se contredisent.

Avons-nous une liste de fournisseurs suggérés selon ce que nous souhaitons commander ?

Consultez la page Contrats en vigueur pour connaître les fournisseurs autorisés par l’Université pour les achats fréquents. 

Veuillez vous référer à votre personne-ressource pour connaître les fournisseurs déjà identifiés pour certaines catégories de produits.

Acceptons-nous les prépaiements ou dépôts pour une demande d’achat ?

Oui. Indiquez les informations en ce sens dans la section « commentaire d’en-tête » de votre demande d’achat en fournissant une facture proforma. 

Les demandes d’achat comportant un dépôt doivent avoir une ligne séparée pour le paiement du dépôt. Cette ligne sera exempte de réception. 

De plus, pour toutes les transactions incluant un dépôt, les factures finales doivent inclure une note indiquant qu’un dépôt a été effectué.

Pouvez-vous modifier le projet indiqué dans la demande d’achat ou le bon de commande ?

Nous ne faisons pas de modifications dans la charte comptable. Si le bon de commande n’a pas été créé, vous pouvez modifier les informations de la charte dans la demande d’achat. Cependant, sachez que cela relancera le cycle d’approbation.

Si le bon de commande est créé, il vous faudra compléter une écriture afin d’imputer les dépenses aux bons projets à la suite du paiement de la facture. Vous pouvez communiquer avec votre agent de gestion financière ou écrire à support@fin.umontreal.ca pour du soutien concernant cette étape. Une formation s’intitulant « Grand livre pour les unités » est disponible à ce sujet. 

Je n’ai pas reçu ma commande. Que faire ?

Vous devez communiquer avec le fournisseur ou l’acheteur ayant traité votre commande. Le login de l’acheteur responsable du bon de commande est visible en cliquant sur l’icône « Bons commande » de la page Gestion demandes achat. 

Pour trouver les coordonnées de l’acheteur en question, vous pouvez inscrire ce login dans la case destinataire d’un nouveau courriel.