Vos responsabilités pour tout projet de moins de 25 000 $

Si la valeur totale de vos achats est inférieure à 25 000 $, vous êtes habilité à faire vos demandes de prix. Vous devez solliciter au minimum un fournisseur pour les achats inférieurs à ce seuil.

Tout d’abord, vous devez :

• Obtenir l’autorisation d’une personne autorisée à dépenser;
• Examiner si une entente d’approvisionnement existe (consultez la page Contrats en vigueur);
• Vérifier si le besoin est régi par une directive interne; 
• Appliquer les directives de la Direction des finances pour l’utilisation de la carte d’achat ou du paiement direct de la facture sans bon de commande si applicable pour les achats de 5 000 $ et moins effectués sans demande d’achat.

Comme vous êtes responsable de vos actions et de vos décisions, assurez-vous de porter attention aux éléments suivants : 

• Respecter les politiques et directives internes de l’Université, notamment celles du Secrétariat général et de la Direction des finances  ;

  • DF-4 : Biens et services 

  • DF-6 : Virement interne 

  • DF-7A : Frais de représentation 

  • DF-7B : Frais de réception 

  • DF-8 : Frais de voyage et de déplacement (Mise à jour | mai 2022) 

  • Aide-mémoire -  Frais de voyage et déplacement 

  • DF-15 : Carte Entreprise 

  • Aide-mémoire - BMO OptidépensesMD  

  • DF-16 : Carte d’achats 

• Regrouper vos besoins, pour profiter des nombreux avantages et éviter de scinder les dépenses, ce qui n’est pas permis par la LCOP;
• Vous assurez que tous les produits ou services reçus sont inspectés avant l’acceptation ou le paiement et rejetés s’ils sont jugés défectueux;
• Surveiller la performance du fournisseur pour s’assurer que les requis établis dans le devis sont atteints;
• Vous assurez que si une modification ou un amendement à la nature du contrat est nécessaire, que le tout est documenté. Les amendements à un contrat doivent être effectués par la DAGC;
• Aborder tout conflit ou litige potentiel avec le fournisseur en temps opportun et de manière professionnelle en documentant les discussions et les résultats. Au besoin, contactez votre personne-ressource de la DAGC pour vous faire accompagner;
• Documenter la performance des fournisseurs et les leçons apprises pour en faire bénéficier les contrats actuels et futurs;
• Faire la réception des produits et services dans Synchro, s’assurer que les factures sont ou seront payées.

Consultez également :

Pourquoi ma demande d’achat n’a pas été traitée ?
Pourquoi le bon de commande n’a pas été créé ?
Pourquoi mon fournisseur n’a pas reçu son paiement ?
Autres questions fréquemment posées

Processus d’acquisition pour tout achat supérieur à 25 000 $

Une fois votre devis rédigé, vous devez l’acheminer en créant une demande d’achat dans Synchro. En fonction de l’estimation des coûts rattachée à votre projet, la demande sera transmise pour approbation aux responsables concernés. Le projet sera ensuite assigné à un ou une responsable de l’équipe de DAGC qui le prendra en charge.

Comme vous êtes responsable de vos actions et de vos décisions, assurez-vous de porter attention aux éléments suivants :

• Respecter les politiques internes de l’Université ;

• la Politique d’acquisition de biens, de services et de travaux de construction à l’Université de Montréal (10.48),

• le Règlement sur les autorisations de conclure et de signer des contrats au nom de l’Université de Montréal (10.6)

• Vous assurer que tous les produits ou services reçus sont inspectés avant l’acceptation ou le paiement et rejetés s’ils sont jugés défectueux;

• Surveiller la performance du fournisseur pour s’assurer que les niveaux de performances acceptables établis dans le devis sont atteints;

• Vous assurer que si une modification ou un amendement à la nature du contrat est nécessaire, que le tout est documenté. Les amendements à un contrat doivent être effectués par la DAGC;

• Aborder tout conflit ou litige potentiel avec le fournisseur en temps opportun et de manière professionnelle en documentant les discussions et les résultats. Au besoin, contactez votre personne-ressource de la DAGC pour vous faire accompagner;

• Faire une demande d’achatDocumenter la performance des fournisseurs et les leçons apprises pour en faire bénéficier les contrats actuels et futurs;

• Faire la clôture du contrat (réception des produits et services dans Synchro, s’assurer que les factures sont ou seront payées, mettre à jour le dossier du contrat avec l’ensemble des documents pertinents).

Votre conseiller ou conseillère en acquisition procèdera au processus d’acquisition suivant :

1. Révision du devis en s’assurant qu’il :

   • Fait preuve de transparence, d’ouverture et d’équité;

   • Est complet et conforme aux politiques et pratiques de l’Université et aux exigences des Accords de libéralisation des marchés publics applicables;

   • N’inclut pas de conditions supplémentaires faisant double emploi ou entrant involontairement en conflit avec les conditions standard existantes de l’Université;

   • Est suffisamment clair et comprend suffisamment de détails pour attirer les soumissionnaires potentiels à déposer une soumission.

2. Rédaction de la demande de soumission ou du document d’appel d’offres;

3. Envoi des invitations à soumissionner ou publication de l’appel d’offres sur SÉAO;

4. Évaluation de l’admissibilité et de la conformité des propositions reçues;

5. Contact au requérant pour évaluer la conformité aux exigences du devis ou animation du comité de sélection si une évaluation de la qualité est requise;

6. Adjudication du contrat;

7. Exécution du contrat;

8. Fermeture du contrat.

Consultez également :

Pourquoi ma demande d’achat n’a pas été traitée ?
Pourquoi le bon de commande n’a pas été créé ?
Pourquoi mon fournisseur n’a pas reçu son paiement ?
Autres questions fréquemment posées

Processus d’acquisition pour tout achat supérieur à 25 000 $

Une fois votre devis rédigé, vous devez l’acheminer en créant une demande d’achat dans Synchro. En fonction de l’estimation des coûts rattachée à votre projet, la demande sera transmise pour approbation aux responsables concernés. Le projet sera ensuite assigné à un ou une responsable de l’équipe de DAGC qui le prendra en charge.

Votre conseiller ou conseillère en acquisition procèdera au processus d’acquisition

1. Révision du devis en s’assurant qu’il :

   • Fait preuve de transparence, d’ouverture et d’équité;

   • Est complet et conforme aux politiques et pratiques de l’Université et aux exigences des Accords de libéralisation des marchés publics applicables;

   • N’inclut pas de conditions supplémentaires faisant double emploi ou entrant involontairement en conflit avec les conditions standard existantes de l’Université;

   • Est suffisamment clair et comprend suffisamment de détails pour attirer les soumissionnaires potentiels à déposer une soumission.

2. Rédaction de la demande de soumission ou du document d’appel d’offres;

3. Envoi des invitations à soumissionner ou publication de l’appel d’offres sur SÉAO;

4. Évaluation de l’admissibilité et de la conformité des propositions reçues;

5. Contact au requérant pour évaluer la conformité aux exigences du devis ou animation du comité de sélection si une évaluation de la qualité est requise;

6. Adjudication du contrat;

7. Exécution du contrat;

8. Fermeture du contrat.

Consultez également :
Pourquoi ma demande d’achat n’a pas été traitée ?
Pourquoi le bon de commande n’a pas été créé ?
Pourquoi mon fournisseur n’a pas reçu son paiement ?
Autres questions fréquemment posées

Processus d’acquisition pour tout achat supérieur à 25 000 $

Une fois votre devis rédigé, vous devez l’acheminer en créant une demande d’achat dans Synchro. En fonction de l’estimation des coûts rattachée à votre projet, la demande sera transmise pour approbation aux responsables concernés. Le projet sera ensuite assigné à un ou une responsable de l’équipe de DAGC qui le prendra en charge.

1. Révision du devis en s’assurant qu’il :

   • Fait preuve de transparence, d’ouverture et d’équité;

   • Est complet et conforme aux politiques et pratiques de l’Université et aux exigences des Accords de libéralisation des marchés publics applicables;

   • N’inclut pas de conditions supplémentaires faisant double emploi ou entrant involontairement en conflit avec les conditions standard existantes de l’Université;

   • Est suffisamment clair et comprend suffisamment de détails pour attirer les soumissionnaires potentiels à déposer une soumission.

2. Rédaction de la demande de soumission ou du document d’appel d’offres;

3. Envoi des invitations à soumissionner ou publication de l’appel d’offres sur SÉAO;

4. Évaluation de l’admissibilité et de la conformité des propositions reçues;

5. Contact au requérant pour évaluer la conformité aux exigences du devis ou animation du comité de sélection si une évaluation de la qualité est requise;

6. Adjudication du contrat;

7. Exécution du contrat;

8. Fermeture du contrat.

Consultez également :
Pourquoi ma demande d’achat n’a pas été traitée ?
Pourquoi le bon de commande n’a pas été créé ?
Pourquoi mon fournisseur n’a pas reçu son paiement ?
Autres questions fréquemment posées