Bien définir vos besoins
Dans le processus d’acquisition, vous êtes responsable de bien définir vos besoins et d’estimer la valeur de vos achats.
1. Bien prendre en compte l’étendue de vos besoins
La définition des besoins et l’estimation des coûts ont pour objectif de préciser, avec la plus grande exactitude possible, la nature et l’envergure des biens ou des services requis. Cette étape constitue le point de départ pour mener à bien les étapes subséquentes :
- La préparation de l’appel d’offres;
- L’attribution du contrat;
- L’exécution du contrat.
Pour réussir cette étape, il faut y consacrer temps et efforts. Cette étape est cruciale, puisqu’un portrait complet de vos besoins vous permettra de bien estimer les coûts qui y sont associés. Il est essentiel d’être aussi précis et minutieux que possible, pour éviter entre autres de :
- Faire une acquisition ne correspondant pas à votre besoin;
- Définir vos besoins de façon incomplète;
- Faire une estimation erronée des coûts;
- Obtenir un prix injuste;
- Prolonger un contrat, ou devoir y ajouter des suppléments.
Voici quelques exemples de questions préliminaires à vous poser pour bien évaluer vos besoins, selon le type d’acquisition.
Biens, fournitures ou équipements
- Doit-on prévoir une garantie prolongée ?
- Doit-on inclure un contrat de maintenance préventive ?
- Est-ce qu’un logiciel ou une application sont nécessaires pour faire fonctionner l’équipement ?
- Si c’est le cas, doit-on inclure la licence d’utilisation, le support et les mises à jour ?
- Doit-on prévoir l’achat de biens supplémentaires pour utiliser les équipements (consommables) ?
- Voulez-vous inclure des pièces de rechange ?
- Doit-on prévoir une formation ?
- Avez-vous besoin d’un certain inventaire ?
Logiciels ou applications
- Sur quel modèle d’affaires voulez-vous vous appuyer pour établir le paiement de l’utilisation (par utilisateurs, par départements, pour toute l’organisation, etc.) ?
- Doit-on prévoir des frais d’implantation ?
- Doit-on prévoir des frais de personnalisation ?
- Doit-on inclure un contrat de support et des mises à jour ?
- Doit-on prévoir une formation ?
- Y a-t-il des enjeux de sécurité informatique en lien avec cette acquisition ?
- Comment seront hébergées les données (infonuagique ou serveurs locaux) ?
- Est-ce qu’une configuration est nécessaire pour faire fonctionner le logiciel ?
- Quelles sont les exigences minimales pour faire fonctionner le logiciel sur les serveurs de l’Université ?
Services professionnels
Les services professionnels sont des travaux de conception, de création, de recherche, d’analyse ou de rédaction exécutés par une entreprise.
- Y a-t-il plusieurs phases au projet ? Avez-vous considéré l’étendue totale du projet ?
- Avez-vous bien défini le mandat, les livrables et leur échéance ?
- Avez-vous bien défini le type de profil recherché ? Ou le type d’entreprise recherchée ?
- Recherchez-vous un expert ou une entreprise de consultation ?
- Le travail sera-t-il effectué par une personne physique ou morale possédant des numéros de TPS et de TVQ ?
- Le travail sera-t-il effectué par un type de professionnel identifié dans la Liste des services préautorisés pour travailleurs autonomes ?
- Devons-nous prévoir des modalités de gestion pour des potentiels sous-traitants ?
Services techniques
Les services techniques sont des travaux d’exécution ou d’application de normes prédéterminées ou des contrats de nature technique (ex. : déménagement, entretien, installation, surveillance).
- Y a-t-il plusieurs phases au projet ? Avez-vous considéré l’étendue totale des travaux ?
- Souhaitez-vous un contrat à forfait, à taux horaire ou mixte ?
- Quelles sont les compétences requises ? Est-ce qu’un permis spécifique est requis ?
- Devons-nous prévoir des modalités de gestion pour de potentiels sous-traitants ?
2. Bien estimer les coûts
Maintenant que vous savez ce que doit inclure votre devis, vous devez estimer les coûts qui s’y rattachent. Ces coûts détermineront la procédure à suivre pour obtenir votre bien ou votre service.
Pour y arriver, vous pouvez :
- Analyser les acquisitions similaires précédentes ;
- Analyser les dépenses supplémentaires qui ont eu lieu dans des dossiers similaires ;
- Considérer d’utiliser l’approche du coût total d’acquisition pour déterminer le prix d’acquisition d’un bien ;
- Inclure les options de renouvellement et les options d’acquisition de biens ou de prestation de services supplémentaires pour établir le montant du contrat ;
- Consulter un expert en la matière.
Il est important de garder confidentielle l’information relative à l’estimation des coûts. La confidentialité permet de réduire le risque d’obtenir des soumissions issues de pratiques collusoires.
Une bonne évaluation de vos besoins et des coûts en amont permet de :
- Faire approuver la dépense conformément aux règles en place;
- Orienter la stratégie de l’acquisition;
- Assurer le bon niveau d’autorisation;
- Éviter des délais supplémentaires dus à une mauvaise estimation de la valeur totale de votre achat.
3. Préparer le devis
Vous êtes responsable de procéder à l’élaboration des spécifications techniques ou de l’étendue des services à acquérir et d’établir les critères d’évaluation. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :
- Quels sont les besoins en biens ou en services en fonction des objectifs à atteindre ou des résultats escomptés ?
- Quels sont les fournisseurs potentiels qui participeront aux projets ?
- L’évaluation des fournisseurs sera-t-elle basée sur le prix, sur des critères qualitatifs ou sur une combinaison de ces deux critères ?
- Est-il possible d’appliquer des facteurs de développement durable aux spécifications ou aux critères d’évaluation de cette acquisition ?
- Quelles sont les conditions générales qui régiront le contrat ?
- Existe-t-il des documents commerciaux, tels que des assurances, que je devrai obtenir avant d’entreprendre les travaux ?
- Qui gérera le contrat et le fournisseur après l’attribution du contrat ?
Pour rédiger votre devis (aussi appelé devis technique ou cahier des charges), utilisez l’un des modèles de la DAGC, selon le type d’acquisition :
Votre personne-ressource de la DAGC pourra vous accompagner pour clarifier vos besoins, estimer les coûts et évaluer les risques à chaque étape du processus d’acquisition.
4. Vérifier les contrats et ententes en vigueur
Avant de chercher un ou des fournisseurs à l’externe de l’Université, vous devez vérifier les éléments suivants à l’interne.
Est-ce qu’il existe des services internes qui peuvent répondre à mon besoin ?
Est-ce que des contrats ont déjà été établis pour l’ensemble de la communauté universitaire ?
Pour ce faire, consultez la page Contrats et ententes en vigueur.
Au besoin, une personne responsable de l'équipe de la DAGC peut vous accompagner dans toutes les étapes préliminaires à votre demande d’achat.
Lorsque vous avez bien estimé votre projet, référez-vous à la page Faire une demande d’achat pour connaître la marche à suivre en fonction du montant de votre projet.