Gouvernance et principes
Peu importe le montant, tous les achats doivent respecter les directives internes de l’Université ainsi que le cadre réglementaire des marchés publics.
En tant qu’organisme public du réseau de l’éducation, l’Université de Montréal et son personnel, ses consultants et ses fournisseurs sont soumis, entre autres :
- à la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) ainsi qu’aux directives et règlements qui en découlent;
- aux Accords de libéralisation des marchés publics applicables;
- à la Politique d’acquisition de biens, de services et de travaux de construction à l’Université de Montréal (10.48);
- au Règlement sur les autorisations de conclure et de signer des contrats au nom de l’Université de Montréal (10.6);
- aux Directives relatives à la gestion des contrats d’approvisionnement, de services de travaux de construction et en matière de technologies de l’information à l’Université de Montréal (10.52).
Principes
La Direction approvisionnement et gestion contractuelle (DAGC) a adopté six principes qui gouvernent et orientent les démarches d’acquisition et de gestion contractuelle pour tout type d’acquisition et de contrat :
- Achat de biens
- Achat de services ou de consultation
- Achat de technologies de l’information
- Projets de construction
Ils se présentent sous l’acronyme ACTION :
A - Audace d’innover
Bien que notre but premier soit de satisfaire les exigences opérationnelles de nos requérants et requérantes tout en respectant le cadre réglementaire, nous visons à innover pour :
Optimiser les ressources,
Rendre les processus plus efficaces et
Réduire les risques associés à la gestion contractuelle.
Cette innovation peut s’articuler de différentes façons :
- Planifier les besoins par faculté, école et service;
Miser sur la performance et les exigences fonctionnelles d’un bien ou d’un service (plutôt que sur la conception ou les caractéristiques d’un manufacturier);
Mettre en place de meilleures stratégies d’acquisition (regroupement d’achats, qualification de fournisseurs, contrat institutionnel, processus de commande automatisé, devis de performance, optimisation des processus de gestion contractuelle etc.);
S’assurer d’une bonne compréhension du besoin et d’une connaissance du marché et des fournisseurs potentiels;
Effectuer une veille de marché sur les meilleures pratiques d’affaires.
De plus, au printemps 2022, le gouvernement du Québec s’est doté de la Loi visant principalement à promouvoir l’achat québécois et responsable par les organismes publics, à renforcer le régime d’intégrité des entreprises et à accroître les pouvoirs de l’Autorité des marchés publics. Cette nouvelle loi propose des dispositions qui visent, notamment, à privilégier l’achat québécois dans les contrats dont la valeur est sous les seuils des accords applicables. De plus, elle permet aux organismes publics de réserver des contrats aux petites entreprises du Québec et d’accorder une marge préférentielle d’au plus 10 % en fonction de la valeur québécoise ajoutée. Elle vise également à augmenter les achats responsables et à mieux intégrer le développement durable dans les processus. Cette Loi et ses dispositions donneront du souffle à notre volonté d’innover.
C - Concurrence et respect
Notre relation avec les soumissionnaires et les fournisseurs de l’Université passe par une saine concurrence, un traitement équitable et des processus d’acquisition intègres. Cela signifie que nous devons agir pour assurer ce principe dans chaque grande étape de la gestion contractuelle :
1. Pendant l’exécution d’un contrat :
- Connaître et respecter les obligations du contrat;
2. Pendant un projet d’approvisionnement :
- Partager de l’information qui ne désavantage pas la capacité du fournisseur à soumettre des offres équitables sur des projets;
- Fournir aux fournisseurs potentiels l’opportunité de présenter une soumission pour un projet en le publiant sur le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO);
- Partager les informations concernant le projet d’approvisionnement à l’ensemble des fournisseurs potentiels;
- S’assurer que les exigences soient en lien avec le besoin, qu’elles soient objectives et qu’elles ne ciblent pas un bien précis ou un fournisseur en particulier;
- S’assurer que les critères d’évaluation soient bien définis et en lien avec le besoin;
- Offrir une rétroaction aux fournisseurs non retenus pour le projet.
3. Pendant la planification d’un projet d’approvisionnement :
- Impliquer une personne-ressource en approvisionnement dès le début du processus ;
- Fournir des spécifications objectives et bien définies;
- Veiller à ce qu’un délai suffisant soit prévu pour que les fournisseurs potentiels puissent soumettre une offre dans le cadre du projet.
4. Pendant l’exécution d’une recherche de marché :
- Veiller à ce que tous les fournisseurs potentiels aient accès aux mêmes informations, en même temps.
L’importance du respect, et comment s’en assurer
Prenons un exemple. À la suite de la publication d’un projet d’acquisition, un soumissionnaire soumet une question qui entraine une modification importante d’un élément du devis technique. Pour que le traitement soit équitable et que la concurrence soit juste, nous devons nous assurer que tous les soumissionnaires disposent des mêmes informations pour formuler leur offre de prix.
En fonction de la modification, certains soumissionnaires pourraient avoir besoin d’un délai supplémentaire pour mettre à jour leurs prix, revoir et finaliser leur soumission. Reporter la date limite de dépôt des soumissions assure que le projet respecte l’ensemble des soumissionnaires, assure l’équité dans le processus d’approvisionnement, encourage une tarification plus précise des soumissions et réduit la probabilité qu’un fournisseur potentiel ne puisse soumettre sa soumission en raison de délais déraisonnables.
Chaque situation est unique, et la personne-ressource en approvisionnement possède l’expertise pour vous s’assurer du respect et de l’intégrité du processus d’acquisition. Lorsque c’est le cas, mettez-vous à la place des fournisseurs et demandez-vous comment vous vous sentiriez dans cette situation. Auriez-vous l’impression d’être traité injustement ?
Pourquoi favoriser la saine concurrence ?
La concurrence en matière de marchés publics est l’occasion pour les fournisseurs potentiels de présenter une offre de bien ou de service et de se voir potentiellement attribuer un contrat par l’Université.
Pour l’Université et la communauté, les méthodes d’approvisionnement concurrentielles apportent de nombreux avantages. Les accords commerciaux l’exigent également en fonction de la valeur du marché.
| Meilleur rapport qualité/prix pour un organisme public | Innovation |
|---|---|
| La concurrence permet d’évaluer et d’obtenir le meilleur résultat en matière d’approvisionnement pour l’Université. La concurrence peut se traduire par une réduction des prix, l’obtention d’un meilleur service, des produits ou équipements de meilleure qualité et offre également la possibilité d’obtenir d’autres éléments à valeur ajoutée pour la communauté universitaire. | La mise en concurrence donne l’occasion à un soumissionnaire de proposer une solution innovante pour répondre à un besoin de la communauté. |
| Alternatives potentielles | Économique | Conformité |
|---|---|---|
| La concurrence aide à découvrir et comprendre quelles sont les différentes alternatives disponibles sur le marché et qui répondront le mieux aux besoins commerciaux de l’Université et qui serviront de façon optimale sa communauté. | La concurrence offre la possibilité à plusieurs soumissionnaires d’obtenir des contrats, ce qui se traduit par des avantages de revenus pour le fournisseur ainsi que de la création potentielle d’emplois sur le marché. L’Université étant un organisme public, cet élément n’est pas à négliger. | Rendre public un projet d’acquisition alors que l’évaluation atteint ou dépasse le seuil d’appel d’offres en valeur monétaire assure à l’Université de se conformer au cadre règlementaire et aux obligations des accords commerciaux applicables. |
Bien que l’Université doive mettre en concurrence les fournisseurs pour les acquisitions de biens et de services, il existe parfois des circonstances spécifiques où il est acceptable de passer un contrat de gré à gré avec un fournisseur. Le rôle de la DAGC est de vous accompagner dans de telles circonstances.
T - Transparence
Le principe de transparence en approvisionnement signifie que les méthodes d’acquisition des contrats sont claires et bien définies, et que les fournisseurs sont bien informés. La transparence protège l’intégrité du processus de passation de marchés et les intérêts des parties prenantes, des organisations et du public. La transparence est essentielle pour maintenir la confiance du public et des fournisseurs de l’Université. Plus nous faisons preuve de transparence, plus nous renforçons la confiance.
Ce que nous déployons pour assurer la transparence
- Site web de la DAGC
- Les fournisseurs potentiels peuvent facilement accéder à des informations sur la manière de faire des affaires avec l’Université sur notre site web, notamment aux informations quant à tous les appels d’offres publics en cours, ce qui permet de les sensibiliser et de leur offrir des possibilités d’obtenir des contrats avec l’Université.
- Autres sites web et canaux de communication
- L’Université utilise d’autres sites web et canaux de communication pour atteindre des marchés plus larges tel que SEAO, le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec. Cela aide les fournisseurs à connaître les projets d’acquisitions de l’Université.
- Document d’appel d’offres
- Les processus et les informations relatives aux processus d’acquisition sont précisés dans le document d’appel d’offres. Il s’agit d’éléments tels que l’étendue des travaux, les spécifications, les processus et critères d’évaluation, ainsi que les conditions du contrat.
- Publication des contrats
- L’Université fait preuve de transparence en publiant les contrats octroyés. Des renseignements complémentaires peuvent être fournis au public ou aux fournisseurs par le biais d’une demande d’accès à l’information régit par Loi sur l’accès à l’information.
- Publication des dépenses
- Toutes les acquisitions de plus de 25 000 $ font l’objet d’une publication sur SEAO. Cette exigence s’applique indépendamment du fait que la méthode d’approvisionnement était concurrentielle ou non concurrentielle et est prescrite par la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1). Les informations mises à disposition comprennent des éléments tels que le nom du fournisseur retenu, la valeur de l’adjudication et une brève description des travaux. La dépense finale de chaque contrat doit être publiée à échéance.
- Rétroaction
- L’Université est tenue de fournir une rétroaction à un soumissionnaire dont la soumission n’a pas été retenue, s’il en fait la demande. Lors d’une évaluation de la qualité, l’information transmise comprend une explication de la raison pour laquelle la soumission n’a pas été sélectionnée, les forces et les faiblesses de la soumission, la notation de haut niveau de l’évaluation en ce qui concerne les critères d’évaluation et les avantages relatifs de la soumission retenue, sous réserve des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information.
I - Imputabilité
Le principe d’imputabilité s’applique à l'ensemble des intervenants et intervenantes du processus de gestion contractuelle. Que ce soient les requérants et requérantes internes, les membres de l’équipe de la DAGC, les gestionnaires et les cadres de l’Université, tous et toutes sont responsables de leurs actions et de leurs décisions et ont l’obligation de rendre compte auprès des autorités désignées.
Le gouvernement du Québec s’est doté de l’Autorité des marchés publics (AMP), un organisme gouvernemental neutre et indépendant qui a comme principal rôle la surveillance des marchés publics et l’application des lois et des règlements encadrant les contrats publics au Québec. Son rôle de surveillance vise le secteur public, les réseaux de la santé et de l’éducation, les sociétés d’État et les organismes municipaux.
L’AMP a pour mission de surveiller l’ensemble des contrats publics, notamment la conformité des processus d’adjudication et d’attribution de ces contrats. Elle a comme rôle de traiter les plaintes déposées dans le cadre de contrats publics, ainsi que des renseignements reçus du public et qui sont pertinents à son mandat. Elle est également responsable du Registre des entreprises autorisées à contracter et à sous-contracter (REA) et du Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA).
La Loi sur l’Autorité des marchés publics confère à l’AMP divers pouvoirs. Parmi ceux-ci, les pouvoirs de vérification et d’enquête permettent à l’AMP, selon le cas, de rendre des ordonnances, de formuler des recommandations ou encore de suspendre ou de résilier un contrat.
Voici quelques exemples démontrant la responsabilité des différentes parties prenantes dans un projet d’acquisition à l’Université, tels que décrits dans la Politique d’acquisition de biens, de services et de travaux de construction à l’Université de Montréal (10.48). Même si nous avons des responsabilités individuelles, l’ensemble des membres de la communauté de l’Université est concerné par les règles de gouvernance en approvisionnement. À cet égard, c’est en travaillant en étroite collaboration que nous obtiendrons les contrats les plus performants pour l’Université.
Tous les employés
Les responsabilités comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :
Gouvernance et principesRespecter la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1), les Accords de libéralisation des marchés publics applicables, la Politique d’acquisition de biens, de services et de travaux de construction à l’Université de Montréal (10.48), le Règlement sur les autorisations de conclure et de signer des contrats au nom de l’Université de Montréal (10.6) ainsi que les Directives relatives à la gestion des contrats d’approvisionnement, de services, de travaux de construction et en matière de technologies de l’information à l’Université de Montréal (10.52);
Communiquer avec la DAGC et avec les fournisseurs de services internes (exemple : SIUM, TI, etc.) avant de lancer un projet d’acquisition (le cas échéant);
Planifier les achats (quelle qu’en soit la valeur) afin d’établir la stratégie globale d’acquisition avant de procéder à un projet d’acquisition. Vérifier auprès de la DAGC et des fournisseurs de services internes concernés pour obtenir un service ou une approbation de la stratégie d’approvisionnement.
Gouvernance de l’Université
Les obligations de rendre compte et les responsabilités comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :
Assurer l’alignement et la conformité à la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1), aux Accords de libéralisation des marchés publics applicables, à la Politique d’acquisition de biens, de services et de travaux de construction à l’Université de Montréal (10.48) et au Règlement sur les autorisations de conclure et de signer des contrats au nom de l’Université de Montréal (10.6).
Équipe approvisionnement et gestion contractuelle
Les obligations et les responsabilités comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :
Élaborer des pratiques et des activités d’approvisionnement conformes à la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1), aux Accords de libéralisation des marchés publics applicables, à la Politique d’acquisition de biens, de services et de travaux de construction à l’Université de Montréal (10.48), au Règlement sur les autorisations de conclure et de signer des contrats au nom de l’Université de Montréal (10.6) et aux Directives relatives à la gestion des contrats d’approvisionnement, de services, de travaux de construction et en matière de technologies de l’information à l’Université de Montréal (10.52).
Élaborer et mettre en œuvre les pratiques d’approvisionnement de l’Université, le cadre de gouvernance de l’approvisionnement et la formation à la communauté.
Accompagner et conseiller tout membre de la communauté de l’Université qui doit faire un achat.
Rendre compte des pratiques et des activités d’approvisionnement à l’équipe de direction, au Conseil du trésor et au public.
Les conseillers et conseillères en approvisionnement doivent suivre et maintenir à jour leur formation et connaissance du cadre de gouvernance des marchés publics, du cadre juridique et des documents normatifs de l’Université.
Fournisseur de services interne
Les obligations et les responsabilités comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :
Informer la communauté de son offre de services;
Fournir ses services à l’ensemble de la communauté.
O - Ouverture à la collaboration
À la DAGC, il est important de travailler en collégialité, autant au sein de notre direction qu’avec les différentes unités de l’Université. Les membres de notre équipe collaborent, accompagnent, conseillent, assistent et soutiennent l’ensemble de la communauté universitaire et contribuent au succès des projets d’acquisition.
Pour se faire, il est impératif de :
Élever la collaboration comme une valeur fondamentale;
Assurer une transmission efficace des informations pertinentes à la communauté universitaire;
Inviter les parties prenantes du projet d’acquisition à rédiger ensemble les éléments essentiels du projet;
Encourager la communication ouverte et directe entre les parties prenantes;
Laisser le temps aux parties prenantes de former des liens afin de faciliter la communication;
Appliquer une politique de porte ouverte;
Tirer profiter des forces de chacune des parties prenantes.
N - Notre engagement commun : l’éthique
Tous et toutes doivent adopter un comportement éthique lorsqu’il s’agit d’approvisionnement et de gestion contractuelle. Cet engagement est un principe commun pour l’ensemble des membres de la communauté universitaire et guide nos actions et nos décisions. En cas de doute, posez-vous, selon la situation, les questions suivantes.
Lors de la gestion d’un contrat
- Est-ce que je respecte le cadre légal du contrat ?
- Est-ce que j’assure un traitement adéquat au fournisseur pour la réalisation de son mandat ?
- Suis-je impartial si je modifie un contrat après adjudication ?
Lors du processus d’évaluation des soumissions
- Quelles sont mes obligations de confidentialité en tant qu’évaluateur ou évaluatrice d’une soumission ?
- Est-ce que j’évalue les offres reçues de manière cohérente et objective et selon les critères établis ?
- Mes actions ou décisions témoignent-elles d’un favoritisme ou d’un parti pris à l’égard d’un ou de quelques fournisseurs potentiels ?
- Serais-je à l’aise de partager mes actions et décisions publiquement ?
- Lors de la planification d’un projet d’acquisition
- Suis-je personnellement libre de tout conflit d’intérêts ou ai-je créé un avantage injuste par rapport au projet d’acquisition ?
- Mes actions pourraient-elles affecter l’éligibilité d’un soumissionnaire potentiel à participer au projet d’acquisition ?
- Mes spécifications techniques et critères d’évaluation renforcent-ils les principes d’ACTION mis de l’avant par l’Université ?
Lors d’échanges avec des soumissionnaires ou fournisseurs potentiels
- Devrais-je partager ces informations ?
- Quelles sont les informations que je désire partager et avec qui ?
- Quand est-il préférable de partager de l’information et par quels canaux de communication ?
- Ai-je des obligations de confidentialité ?
- Mes actions pourraient-elles créer en un parti pris ou un avantage injuste perçu, potentiel ou réel ?
- Mes actions prennent-elles en considération les principes d’ACTION mis de l’avant par l’Université ?
En d’autres mots, lors d’un processus d’acquisition, il faut :
- Éviter de transmettre des informations concernant un projet avec des fournisseurs potentiels qui leur fournirait un avantage concurrentiel;
- Signaler tout conflit d’intérêts identifié;
- Maintenir la confidentialité tout au long du projet.
À tout moment, assurez-vous que vos actions et vos décisions respectent notre engagement commun envers l’éthique. Dans le doute, n’hésitez pas à contacter votre personne-ressource de la DAGC.