Étape préalable cruciale par laquelle le requérant formalise l’objet de sa demande. 

En plus de favoriser la mise en place d’une stratégie d’acquisition efficiente grâce à une connaissance précise du marché, une bonne définition des besoins sécurise à la fois la procédure d’adjudication du contrat et son exécution. Du même coup, elle peut diminuer l’insatisfaction que peut entraîner un bien ou un service qui n’est pas adapté.

Un besoin bien défini prévient la production d’addendas pendant la période de publication de l’appel d’offres. Pendant l’exécution du contrat, les risques d’avenants, de dépassements de coûts et d’échéanciers non respectés en sont grandement réduits.

Demande produite dans le système de gestion intégré Synchro émise en interne auprès de la Direction approvisionnement et gestion contractuelle pour la commande de biens et de services.

La création d’une demande d’achat déclenche une réaction en chaîne d’activités du processus d’achat.

Appel à la concurrence auprès d’un nombre restreint d’entreprises pour un contrat dont le montant de la dépense est inférieur aux seuils d’appel d’offres public. 

Sauf pour de très rares exceptions, afin d’assurer la concurrence, un minimum de trois entreprises devraient être invitées à présenter une soumission, dont au moins une PME (250 employés et moins).

Document officiel émis la DAGC qui s’engage à payer un fournisseur pour la vente de produits ou services déterminés qui devront être livrés à l’avenir.

Ce document a donc une valeur d’engagement dès qu’il est signé. Le vendeur s’engage à fournir la commande et l’acheteur s’engage à la payer.

Attribution de contrat à une entreprise à la suite de négociations entre les deux parties afin de répondre à un besoin défini par un requérant de l’Université.

Mode d’adjudication dans le cadre duquel un membre de la DAGC négocie directement avec une entreprise ou une personne physique non en affaires dans le but de conclure un contrat.

La planification des achats est une partie importante du processus d’acquisition. 

Elle consiste en 3 sous-étapes.

Tous les employés doivent planifier leurs achats, quelle qu’en soit la valeur, afin d’établir un plan d’achat et la stratégie globale d’achat. Le niveau de détail contenu dans le plan d’achat doit refléter la valeur et la complexité de tous les achats que vous aurez à effectuer dans l’année.

À la suite de l’évaluation des soumissions reçues, il s’agit de confirmer au fournisseur retenu que l’Université souhaite faire l’acquisition du bien ou du service proposé.

À l’Université, un bon de commande émis par le biais de Synchro est obligatoire dans la majorité des cas. Parfois, un contrat doit également être signé. 

En cours de contrat, différentes tâches sont à réaliser pour assurer une bonne gestion contractuelle :

• S’assurer que tous les produits ou services reçus sont inspectés avant l’acceptation ou le paiement et rejetés s’ils sont jugés défectueux ;
• Surveiller la performance du fournisseur pour s’assurer que les niveaux de performances acceptables sont atteints ;
• S’assurer que toute modification ou tout amendement au contrat est approuvé ou refusé et documenté et que tout le volet administratif du contrat est effectué ;
• Aborder tout conflit ou litige potentiel avec le fournisseur en temps opportun et de manière professionnelle, en documentant les discussions et les résultats ;
• Documenter les évaluations de la performance des fournisseurs et les leçons apprises pour en faire bénéficier les contrats actuels et futurs ;
• Faire la clôture du contrat : faire la réception des produits et services dans Synchro, s’assurer que les factures sont ou seront payés, mettre à jour le dossier du contrat avec l’ensemble des documents pertinents.